Rejestry, Ewidencje i Archiwa

REJESTRY

Policja funkcjonuje w jednolitym systemie pracy kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie ustalonym Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz.U. Nr 161 pozycja 1109 z późniejszymi zmianami).

W Komendzie Miejskiej Policji w Zamościu wprowadzenie systemu rejestracji dokumentów oparto na wewnętrznej regulacji prawnej tj. Decyzji Nr40/2000 Komendanta Wojewódzkiego Policji z dnia 15 marca 2000 roku w sprawie zasad pracy kancelaryjnej w Komendzie Miejskiej Policji w Zamościu. 

Prowadzone są następujące rejestry kancelaryjne:

1. rejestr skarg i wniosków,
2. rejestr aktów prawnych kierownika jednostki Policji,
3. rejestr aktów wewnętrznych kierownika jednostki Policji,
4. rejestr teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych,
5. osób zobowiązanych do opuszczenia terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i wydanych w tych sprawach decyzji na podstawie ustawy z dnia 25 czerwca 1997 roku o cudzoziemcach (Dz. U. z 2001 roku Nr 127 poz.1400 z późn. zm.).

W niektórych komórkach organizacyjnych Komendy Miejskiej Policji prowadzone są rejestry śledztw i dochodzeń.

EWIDENCJA KIERUJĄCYCH NARUSZAJĄCYCH ZASADY PORZĄDKU I BEZPIECZEŃSTWA W RUCHU DROGOWYM

Na podstawie art.130.1. ustawy z dnia 20 czerwca 1997 roku Prawo o ruchu drogowym Policja prowadzi ewidencję kierowców naruszających przepisy ruchu drogowego.

1. Cofnięcie uprawnienia do kierowania pojazdami silnikowymi w stosunku do kierowcy, który w ciągu roku od dnia otrzymania po raz pierwszy prawa jazdy przekroczył liczbę 20 punktów za naruszenie przepisów ruchu drogowego.
2. Kontrolne sprawdzenie kwalifikacji kierowcy w zakresie wszystkich posiadanych przez niego kategorii praw jazdy w razie przekroczenia przez niego 24 punktów otrzymanych za naruszenie przepisów ruchu drogowego.

EWIDENCJA ARCHIWALNA - ARCHIWUM KOMENDY MIEJSKIEGO POLICJI W ZAMOŚCIU

Archiwum Komendy Miejskiej Policji w Zamościu powołane jest do przejmowania, przechowywania, opracowywania i udostępniania dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej do czasu przekazania jej do jednostki nadrzędnej lub właściwego archiwum państwowego, sprawuje nadzór w zakresie kształtowania narastającego zasobu archiwalnego w jednostkach organizacyjnych Policji województwa.

Zasady działalności Archiwum Komendy Miejskiej Policji określone są  Zarządzeniem nr 28 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji  z dnia 22 września 2000 roku w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i administracji.

Do zakresu działania archiwum należy:

• przejmowanie akt z komórek (jednostek) organizacyjnych,
• opracowanie (ewidencjonowanie i porządkowanie) akt zgodnie z zasadami archiwistyki,
• mikrofilmowanie i skanowanie,
• udostępnianie akt upoważnionym osobom i komórkom (jednostkom) organizacyjnym,
• udzielanie informacji na podstawie posiadanych akt, wykonywanie fotokopii (kserokopii) dokumentów, wydawanie zaświadczeń oraz uwierzytelnianie odpisów z posiadanej dokumentacji,
• brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
• zabezpieczanie przed zniszczeniem i konserwacja posiadanych akt,
• prowadzenie prac naukowo-badawczych, wydawniczych i problemowych prac analitycznych w oparciu o posiadany zasób archiwalny,
• prowadzenie innych prac wynikających z zadań poszczególnych jednostek organizacyjnych.

Ewidencję archiwalną stanowią:

1. spisy zdawczo-odbiorcze, które rejestruje się w wykazie (rejestrze) spisów zdawczo-odbiorczych,
2. inwentarze kartkowe, które sporządza się dla akt kategorii "A" uporządkowanych i opracowanych zespołów archiwalnych zamkniętych oraz uporządkowanych zespołów otwartych (dla kolejnych dopływów akt),
3. inwentarze książkowe, które sporządza się dla zespołów zamkniętych i kompletnych,
4. rejestry (wykazy) spisów zdawczo-odbiorczych,
5. kartoteka zespołów, którą prowadzi się dla akt uporządkowanych i prawidłowo zewidencjonowanych, jak również dla akt nieuporządkowanych i nie posiadających ewidencji lub posiadających niepełną i nieprawidłową ewidencję,
6. karty udostępnienia akt,
7. inwentarz topograficzny z kartoteką zespołów lub ich części informujący o miejscu przechowywania akt w magazynach archiwalnych (z numerami magazynu, regału i półki),
8. ewidencja akt wybrakowanych - spisy akt wybrakowanych i protokoły brakowania akt,
9. skorowidze (indeksy),
10. przewodnik po zasobie archiwalnym, zespołach lub ich fragmentach,
11. ewidencja akt udostępnionych.